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Mail aziendale, cosa succede dopo il licenziamento?

Un argomento spesso sottovalutato è quello relativo alla mail aziendale di un dipendente che viene licenziato o che lascia l'azienda. Sia le aziende che i lavoratori, al momento del licenziamento, si pongono il problema se la mail che era stata assegnata al dipendente debba essere cancellata o meno. La domanda ricorrente è come l’azienda si debba comportare nei confronti di coloro che normalmente ricevono le mail dal lavoratore: devono essere avvisati o meno? Che tipo di informazione può dare l’azienda? Può essere legalmente fatto un reindirizzamento della mail del dipendente cessato ad una nuova mail aziendale in attesa di chiuderla? Cosa prevede la legge? 

Dal punto di vista del lavoratore, il dipendente che è appena stato licenziato vorrebbe che la propria mail persoanle, quindi con nome e cognome dell'interessato, non venisse più usata dall'azienda. D'altro canto l'azienda stessa vorrebbe tenere attiva la mail del dipendente per un certo periodo al fine di informare clienti o fornitori che il suddetto collaboratore verrà sostituito.

A far luce su quale sia la ragione è stato il Garante della Privacy. Il quale ha affermato che, nonstante una mail sia aziendale, quest'ultima è comunque di proprietà dell'intestatario della stessa. Questo vuol dire che se la mail dovesse essere utilizzata dall'azienda, la stessa avrà leso la privacy del suo ex dipendente. Questo perchè chi scrive o riceve mail all'indirizzo dell'ex lavoratore è convinto di avere quest'ultimo come interlocutore.

Quello che l'azienda sarà tenuta a fare è di chiudere l'indirizzo e cancellarne i contenuti, avvisando inoltre tutti gli interlocutori interessati che la suddetta mail non esisterà più e che si potrà fare riferimento a un nuovo indirizzo email. Quello che non può essere fatto è di mantenere la mail attiva e usare un reindirizzamento a una nuova casella. Questo è un dovere che dovrà essere sempre ottemperato, a meno che non si dimostri che il funzionamento della mail interessata sia strettamente necessario all'azienda stessa.

Questo è un problema che spesso viene sottovalutato da aziende e dipendenti in fase di licenziamento. Ma è utile ricordarlo, perchè in caso di ricorso il Garante della Privacy si è espresso chiaramente in merito.

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