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L'azienda ai tempi del Covid-19: la delega di funzioni

Nel presente momento storico, nell’ambito del quale numerose aziende si trovano a fare i primi conti con le novità organizzative figlie della cosiddetta “Fase 2”, a diventare sempre più centrale sembrerebbe essere il tema della delega di funzioni.

È, questo, infatti, lo strumento attraverso il quale s’attua, in concreto, l’organizzazione aziendale.

In linea di principio, la necessità di delegare compiti ad altri soggetti rappresenta la base stessa d’ogni organizzazione.

Basti considerare, in proposito, che, secondo gli studiosi di governance e management, ogni individuo, per poter rendere “al meglio”, deve poter gestire o, comunque, organizzare un massimo di dieci persone.

Il concetto, se, per un verso, era già noto nell’antica Roma, per l’altro verso, ha permesso alle legioni romane – notoriamente suddivise in unità di dieci uomini ciascuna, a loro volta raggruppate in centurie formate da dieci unità – di sconfiggere pressoché tutti gli eserciti nemici.

Eppure, ancora oggi, capita sovente che non si rifletta a sufficienza sulla ragione per la quale la legge si premuri di disciplinare in termini (che ben potremmo definire) “minuziosi” l’atto di delega.

L’anzidetta ragione, a ben guardare, è semplice e può essere riassunta in un’unica parola:  responsabilità.

Nell’ambito delle legioni romane – per riprendere l’esempio che precede –, a ciascun componente venivano assegnati compiti; ma ciò non significa che a tutti i componenti venissero altresì assegnati gradi militari: per poter essere assegnatari d’un grado militare, infatti, bisognava dimostrare di saper gestire i correlativi poteri e le correlative responsabilità.

Da questo punto di vista, il “mondo dell’organizzazione”, dall’antica Roma ad oggi, non sembrerebbe essere cambiato (così) tanto: anche oggi – o, forse, soprattutto oggi – s’ha, infatti, la necessità di coordinare efficacemente e tempestivamente gruppi di persone per rispondere prontamente alle esigenze e, soprattutto, agli imprevisti che contrassegnano la normale vita aziendale.

Si pensi, tanto per ragionare d’attualità, all’ipotesi nella quale un lavoratore-dipendente manifesti sintomi di infezione da virus Covid-19 in azienda: in questo caso, per scongiurare la propalazione del contagio, è assolutamente necessario che la procedura d’isolamento dello stesso venga immediatamente attivata. 

Affinché consimile procedura possa essere immediatamente attivata, però, è necessario rivedere e/o modificare il proprio sistema di deleghe, tenendo sempre presente lo scopo effettivo delle stesse: trasferire poteri e responsabilità a soggetti che quei poteri sono concretamente  in grado d’esercitare e quelle responsabilità sono concretamente in grado d’assumere.

In quest’ottica, soprattutto nell’attualità, è allora necessario dimenticare la “tentazione” che troppo spesso ha accompagnato l’evoluzione delle prassi nell’ambito delle piccole-medie imprese –  vale a dire quella d’accentrare tutti i poteri e, con essi, tutte le responsabilità nelle mani d’una sola persona sovente coincidente con il legale rappresentante – e fare un check-up del proprio sistema di deleghe, verificando che queste ultime risultino conformi, non solo alla legge, ma anche – e soprattutto – allo scopo per il quale sono state conferite tanto in chiave oggettiva quanto in chiave soggettiva.

Da questo punto di vista – preme ricordare –, la bussola è rappresentata dall’art. 16 d.lgs.  9 aprile 2008, n. 81, che, perché l’atto di delega sia efficace,  pretende che  questo risulti:

  • da atto scritto avente data certa;
  • affidato ad un soggetto che possegga tutti i requisiti di professionalità ed esperienza richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate; 
  • in grado d’attribuire al soggetto-delegato tutti i poteri d’organizzazione, gestione e controllo richiesti dalla specifica natura delle funzioni delegate;
  • in grado d’assegnare al soggetto-delegato l’autonomia di spesa necessaria allo svolgimento delle funzioni delegate;
  • accettato dal soggetto-delegato per iscritto.

Con l’avvertenza, per quel che qui importa, che, per quanto non costituisca requisito d’efficacia legale dell’atto di delega, è comunque richiesto che allo stesso venga data adeguata e tempestiva pubblicità, in modo tale che tutti i soggetti interessati possano venirne a conoscenza.

Solo rispettando queste condizioni legislative, il soggetto verticistico d’un’organizzazione – legale rappresentante – potrà andare esente da responsabilità.

Di più: solo rispettando queste condizioni organizzative, il soggetto verticistico d’un’organizzazione – legale rappresentante – potrà imprimere alla propria azienda quella razionalizzazione e, in ultima analisi, quella “spinta organizzativa” che sole le possono consentire di fare il “salto di qualità” necessario per sopravvivere anche ai tempi del Covid-19.

>> Ha collaborato alla realizzazione dell'articolo l'Avvocato Nicola Merighi

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