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Che cos'è un Managed Document Services e quali sono i suoi vantaggi

L'efficienza viaggia su un filo sottile: da una parte le aziende hanno l'esigenza di eliminare gli sprechi e ridurre i costi. Dall'altra non possono pregiudicare la qualità. Un elemento di equilibrio è la gestione dei processi documentali, ottimizzata grazie a un servizio stampa gestito.

I benefici di un Managed Document Services (MDS) non si fermano ai risparmi per un minor impiego di carta: coinvolgono le singole business unit, tagliando i costi e migliorando ambiente e soddisfazione dei dipendenti.

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Questi obiettivi, secondo uno specialista del settore come KYOCERA Document Solutions Italia si raggiungono in 5 fasi:

1- Comprensione e analisi. Ogni impresa ha le sue criticità e i suoi obiettivi futuri. Si parte da questi, per coniugarli al meglio con la capacità di spesa. È necessario analizzare l'infrastruttura documentale installata e i flussi informativi esistenti. Capire come e dove viene speso il denaro. Se e come funzionano i dispositivi, regolare i costi di manutenzione, verificare il trattamento dei documenti e l'esigenza di un software. 2- Proposta. Dall'analisi viene fuori un progetto, che verrà poi dettagliato in un report chiamato “Proposal”, cioè “Proposta”. Rappresenta la base, il piano operativo scelto per raggiungere gli obiettivi su misura.

3- Implementazione. La proposta indica le modifiche necessarie per migliorare. I suggerimenti devono coinvolgere tutta la filiera: sistemi installati, efficienza documentale, l'eventuale collaborazione di consulenti finanziari. Niente ordini calati dall'alto: gli specialisti di Managed Document Services devono lavorare fianco a fianco con i dipendenti, salvaguardando l’investimento informatico già effettuato e la sicurezza dei dati aziendali.

4- Gestione. La proposta accettata si trasformerà in prassi. Obiettivo: migliorare la produttività. Grazie a monitoraggio delle performance con reportistica dettagliata, installazione hardware e software, formazione dipendenti, pianificazione logistica, stoccaggio e smaltimento.

5- Ottimizzazione. I test e il lavoro sul campo, accompagnati dagli incontri con i dipendenti, consentono di compiere alcune correzioni decisive, per migliorare ancora.

I Managed Document Services (MDS) di KYOCERA Document Solutions Italia hanno enormi vantaggi per le aziende in termini di efficienza, produttività, riduzione dei costi e minore impatto ambientale. Una soluzione completa per la business innovation.

Vuoi maggiori informazioni? Contatta KYOCERA Document Solutions Italia.

 

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