Dematerializzazione, l'investimento ripagato in un anno

Semplice a dirsi. E anche a farsi. Uno degli elementi su cui puntare per ridurre gli sprechi e aumentare la produttività è la dematerializzazione. Cioè? Meno carta, più digitale e una migliore organizzazione dei processi. Non è solo una questione ambientale (che pure ha il suo peso): è anche economica. Lo sottolinea l'Osservatorio Fatturazione e Dematerializzazione della School of Management del Politecnico di Milano.

Si tratta di un costo spesso sottovalutato, che però incide in modo significativo sul conto spese delle piccole e medie imprese. In valore assoluto, l'invio dei documenti in formato elettronico può apparire come un risparmio non elevato. Tuttavia, specie nelle piccole strutture, rappresenta una percentuale significativa dei costi complessivi. Anche al capitolo fatturazione, la digitalizzazione snellirebbe i processi. Non è detto, infatti, che un'azienda più minuta emetta meno fatture. Saranno, con tutta probabilità, di minor importo ma non di numero inferiore.

Due indizi che fanno una prova: passare all’invio telematico può solo fare bene. E i motivi sono chiari a chiunque abbia dovuto pagare o ricevere un pagamento: drastica riduzione del tempo fra l’emissione della fattura e il suo recapito presso gli uffici del cliente, niente costi di stampa e affrancatura. E personale che, senza l'obbligo di imbustare e spedire, può dedicarsi ad aree più significative del business. Risparmio, ma non solo. Migliora la qualità del lavoro del personale di contabilità, liberato da attività ripetitive di data entry.

In sostanza, la dematerializzazione crea un circolo virtuoso: la condivisione di un documento in formato elettronico consente un miglior “livello di servizio”. Il cliente potrà registrarlo in automatico, senza dedicare personale ai solito processi di ricezione e registrazione. Il processo si snellisce, a tal punto da poter essere (quando necessario) affidato a soluzioni in outsourcing poco dispendiose.

L'obiezione che spesso si muove riguarda gli investimenti di partenza: quanto costa dematerializzare? I vantaggi in termini di risparmi e produttività consentono di ripagare l'investimento entro 12-18 mesi.