Come mantenere la concentrazione sul lavoro ed evitare gli errori

Ti è mai capitato di perdere la concentrazione mentre sei al lavoro? Magari di avere appena faticato a morte a trovare la concentrazione per lavorare su qualcosa che fra l'altro ha bisogno di zero-errori ed essere interrotto quasi per dispetto da telefono, messaggi, collaboratori, richieste e imprevisti? 

Sì, immagino tu sappia perfettamente di cosa sto parlando...

Per questo oggi voglio suggerirti uno stratagemma che ti farà diventare una sorta di “semaforo” delle interferenze ESTERNE.

In questa rubrica AffariDiGenio abbiamo già altre volte parlato di fonti di distrazione interne che ti portano a perdere la concentrazione, ma spesso il grande problema è come gestire quelle esterne: la chiamata di un cliente, le mail interne, il collega che ha bisogno di informazioni, una riunione e chi più ne ha più ne metta.

Considerando che rimaniamo concentrati un secondo meno di un pesce rosso (8 secondi contro i suoi 9…) e che riprendere la concentrazione piena ci vogliono circa 25 (!) minuti, è fondamentale che riduciamo al minimo le interferenze, altrimenti, in una giornata lavorativa di 8 ore, immaginando per esempio di essere distratti una volta all’ora, dobbiamo investire circa 3,5 ore a recuperare lo stesso livello di concentrazione… Un incubo. 

Ecco 5 modi per ridurre le interruzioni esterne:

• Programmati per svolgere le attività più importanti nelle prime due ore del mattino.
• Avvisa i colleghi che controlli le mail interne in una determinata fascia oraria (ad esempio, dopo aver lavorato mezz’ora/50 minuti alle attività che hai in programma), poi destina, se serve, fino a mezz’ora a rispondere alle mail e a richiamare se hai ricevuto telefonate. 
• Se sono richieste risolvibili in un paio di minuti o poco più, gestiscile subito, se no, fissa un appuntamento telefonico o di persona con il collega o il cliente.
• Per una settimana, segna su un foglio tutte le interruzioni che hai avuto indicando il tipo, la persona, la durata e il motivo. 
• Se noti che potresti evitare alcune richieste di informazioni ricorrenti, scrivi le procedure e caricale su una cartella accessibile a tutti e avvisa i tuoi colleghi con un’e-mail.

Vedrai che così facendo ti sentirai molto più soddisfatto, prima di tutto riuscendo a portare a termine i compiti che hai stabilito e poi rispettando le tempistiche che ti sei dato. Ciò andrà a creare un circolo virtuoso che aumenterà ulteriormente la tua motivazione e quindi la tua concentrazione. A lunedì prossimo! 

Massimo De Donno 
Ideatore del Metodo Genio in 21 Giorni

(*1) Lunedì abbiamo parlato di come avere una buona comprensione con una sola lettura e abbiamo visto che la chiave è interagire il più possibile con il testo, anche perché ci consente di non farci distrarre da informazioni che in quel momento non c’entrano. Qualche lunedì fa, abbiamo visto che, se ci deconcentriamo pensando alle attività che dobbiamo fare dopo o a delle cose che semplicemente ci attraversano la mente, una soluzione è tenerci accanto un “foglio delle distrazioni” dove annotiamo ciò che ci viene in mente ma non è attinente all’attività che stiamo svolgendo, così che possiamo andare avanti e dedicare successivamente del tempo a gestire il resto.

(*2)  Mark, Gloria & Gudith, Daniela & Klocke, Ulrich. (2008). The cost of interrupted work: More speed and stress. Conference on Human Factors in Computing Systems - Proceedings.