Intelligenza artificiale: quando i dipendenti la usano di nascosto. Cos’è la Shadow AI e quali sono i rischi

Shadow AI, quando l’intelligenza artificiale entra negli uffici senza autorizzazione: i rischi per le aziende

Ormai, sempre più strumenti di intelligenza artificiale entrano negli uffici senza il controllo diretto delle aziende: un fenomeno che accelera sicuramente il lavoro, ma solleva interrogativi importanti sulla sicurezza dei dati e sulla gestione delle informazioni riservate. 

Prendiamo in considerazione il caso in cui un dipendente debba preparare un’offerta commerciale. Per risparmiare tempo, apre una chatbot IA, carica il listino aziendale e chiede di elaborare una proposta per il cliente. Nello stesso tempo, un altro utilizza lo strumento per riassumere un contratto, mentre un collega inserisce il verbale riservato di una riunione. Sono operazioni che richiedono pochi secondi e che sembrano facilitare la giornata lavorativa, ma chi controlla dove finiscono queste informazioni?

È proprio da questa domanda che nasce il dibattito sulla Shadow AI, un’espressione utilizzata oggi per descrivere l’impiego di strumenti di intelligenza artificiale all’interno delle aziende senza che però vi sia un’autorizzazione o una supervisione organizzativa adeguata.

Il fenomeno è legato alla crescente diffusione dell’intelligenza artificiale generativa, ormai accessibile attraverso piattaforme e applicazioni utilizzabili anche da dispositivi personali. Il problema non è necessariamente l’utilizzo dell’AI, ma l’assenza di regole condivise. Un dipendente può scegliere autonomamente un servizio per svolgere più velocemente un’attività, senza conoscere le condizioni sul trattamento dei dati o le conseguenze della condivisione di documenti aziendali.

Contratti, informazioni sui clienti, listini e documenti interni possono così essere inseriti in sistemi esterni, con i conseguenti rischi connessi al servizio utilizzato, alle sue impostazioni e agli accordi sulla gestione delle informazioni. A questo si aggiunge poi un’altra criticità: l’intelligenza artificiale può produrre risposte apparentemente convincenti, ma contenenti errori. E se questi risultati venissero utilizzati senza verifiche, le conseguenze poterebbero interessare anche decisioni commerciali e processi aziendali.

La soluzione, però, non consiste necessariamente nel proibire l’utilizzo dell’intelligenza artificiale. Divieti privi di alternative concrete rischiano infatti di spingere i lavoratori a continuare a utilizzare gli strumenti senza dichiararlo. Occorre invece comprendere quali attività vengono già svolte con l’AI e individuare soluzioni autorizzate, capaci di offrire vantaggi senza compromettere la sicurezza.

Un primo passo consiste nel definire quali informazioni possono essere condivise con gli strumenti digitali, quali applicazioni sono consentite e quando è indispensabile una verifica umana. Fondamentale è anche la formazione dei dipendenti, affinché possano riconoscere i limiti delle tecnologie utilizzate e adottare comportamenti adeguati nella gestione dei dati.

La sfida per le imprese non è quindi soltanto introdurre nuove tecnologie, ma governare strumenti che i lavoratori potrebbero già utilizzare ogni giorno. Perché il rischio maggiore non è necessariamente avere l’intelligenza artificiale in ufficio, ma non sapere come questa viene impiegata.