3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere

3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere Institute. Il Codice di Condotta spiegato da Mariagrazia Perego, 3M Italia General Counsel & West Europe Digital Legal Counsel 3M

3M da sempre dimostra una grande attenzione sui temi della compliance. Mariagrazia Perego, 3M Italia General Counsel & West Europe Digital Legal Counsel 3M, spiega come è nata e come si coniuga questa specificità: “La reputazione etica di 3M è sicuramente conosciuta. Con estremo orgoglio posso dire che anche quest'anno per la quinta volta consecutiva 3M è stata annoverata tra le aziende più etiche al mondo da Ethisphere (leader globale nella delineazione e nella promozione di standard per pratiche commerciali etiche, ndr). La modalità con la quale 3M fa business si fonda su valori rimasti immutati nel corso del tempo, che si applicano in modo globale su tutti i territori e alle consociate. La cultura etica e di compliance fa parte del DNA aziendale. 3M infatti si è dotata di un codice etico già nel 1988, si chiamava management guide, un insieme di principi che tutti i dipendenti dovevano rispettare nella loro attività. Mancavano 13 anni all'entrata in vigore della 231 del 2001, il decreto legislativo che ha introdotto la responsabilità amministrativa da reato delle persone giuridiche e introdotto la possibilità di adottare codici etici. Sull'etica e sui modelli organizzativi ci piace pensare di aver precorso i tempi”.

3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere Institute. Il Codice di Condotta

Il risultato dell'attenzione ai temi etici è il Codice di Condotta, come spiega Perego: “L'evoluzione ha portato al Codice di Condotta di oggi, che rappresenta un punto di riferimento per tutti i dipendenti. È un documento vivo nel quale crediamo, primo riferimento di tutti i dipendenti quando si devono risolvere dubbi di natura etica. I dipendenti sono tenuti a conoscere, comprendere, applicare e anche fare applicare il Codice di Condotta, perché si è consapevoli che il rispetto della legge è un imperativo categorico; sono previste anche sanzioni di natura personale in caso di violazione. Ma in 3M l’adozione del comportamento etico è un imperativo morale, vuol dire essere pronti a fare un sacrificio in più, ad adottare scelte più restrittive di quanto la legge preveda o consenta, anche per portare valore al territorio in cui si opera, talvolta andando a colmare lacune normative locali. Abbiamo business in 70 Paesi e vendite in 200, non tutti i sistemi giuridici sono egualmente evoluti, per esempio sul tema della tutela dei diritti umani, per noi scontati”.

3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere Institute. Il ruolo dei top manager

Grande responsabilità in tema di etica è affidata ai Top Manager, come sottolinea il General Counsel di 3M Italia: “Tutti i dipendenti sanno di avere questa forte eredità, la cultura della compliance è stata costruita in tanti anni e ognuno sente la responsabilità di farla sviluppare, basta l’errore di un singolo per danneggiare in modo irreparabile la reputazione dell'azienda. Credo comunque che un ruolo fondamentale sia giocato dal top management, mi ci metto anch'io: sento fortemente questa responsabilità, i comportamenti coerenti dei top manager, i messaggi chiari e reiterati favoriscono la cultura della compliance aziendale. Basti dire che i dirigenti apicali hanno una specifica delega alla compliance, sono direttamente responsabili della possibili violazioni del Codice di Condotta all’interno delle loro organizzazioni e hanno il compito di richiamare costantemente l'attenzione dei loro collaboratori al rispetto del Codice”.

3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere Institute. L'integrity assessment

Quali gli strumenti utilizzati per la verifica dell'eticità dei partner? Ancora Perego: “Uno degli strumenti che noi utilizziamo per sincerarci di poter intessere relazioni commerciali con i soggetti che condividono i nostri valori e principi è l'attività di integrity assessment o due diligence del business partner, di una qualunque terza parte, dal collaboratore all'agenzia, dal distributore al fornitore. Grazie a questo approccio abbiamo sistemi interni che ci consentono di acquisire informazioni e verificare l'integrità, il profilo etico e comportamentale della terza parte con la quale intendiamo instaurare o rinnovare un rapporto commerciale. Si tratta di un processo di verifica non statico, che deve essere rinnovato nel tempo: le persone cambiano, e le persone fanno le aziende, quindi dobbiamo riverificare la sussistenza di questi requisiti nel tempo”.

3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere Institute. Il Foreign corrupt practices act

Il General Counsel di 3M Italia spiega come si verifichi l’integrità dei business partner: “Esiste un database aziendale che ci consente di recuperare queste informazioni – pubblicamente disponibili – e di prevenire e gestire eventuali rischi laddove emergano campanelli d’allarme e situazioni critiche. Sarà cura di chi gestisce i rapporti verificare tali situazioni e lavorare con l'ufficio legale e di compliance per andare a mitigare i rischi. Ci sono diverse modalità per mitigarli e vanno valutate caso per caso, si va dalla adozione di clausole contrattuali all'erogazione di specifici corsi ai business partner in cui 3M spiega quali principi, valori, quali aspettative di compliance ha nei loro confronti, sono momenti utili anche per spiegare nel dettaglio le regole – a volte di derivazione statunitense - a cui l'azienda deve conformarsi, in particolare specifiche regole anti corruzione. Essendo parte di un Gruppo statunitense con casa madre in Minnesota siamo soggetti, in aggiunta a quelle locali, a specifiche norme quali il Foreign Corrupt Practices Act. Siamo dotati di un programma di compliance anti bribery di cui il sistema di integrity assessment è parte, dedichiamo numerose ore ai corsi di formazione e addestramento anche all'interno della nostra società, coinvolgendo anche i nuovi dipendenti”.

3M, da sempre tra le aziende più etiche al mondo. Anche secondo Etisphere Institute. Lo Speak-up

Molto importante, poi, il ruolo dei dipendenti che segnalano in via anonima qualcosa di sospetto, come sottolinea ancora Perego: “Per poter avere un programma di compliance efficace occorre lavorare per avere un ambiente in cui ognuno possa sentirsi libero di denunciare comportamenti sospetti. La segnalazione può avvenire su base anonima, contiamo sulla collaborazione dei dipendenti e delle terze parti affinché possano segnalare violazioni del Codice di Condotta; c'è un team di persone che verificano tutte le segnalazioni dei dipendenti e delle terze parti. Le ritorsioni sono vietate, così che il segnalante sia tutelato e libero di riportare eventuali anche solo sospette, violazioni. Possono farlo anche in via non anonima, lo strumento dello Speak up è uno strumento importate di prevenzione della commissione di reati. La maggior parte delle segnalazioni non rivelano vere violazioni, ma aiutano l'azienda a conoscere meglio se stessa e le consentono di andare a investigare cosa viene segnalato e migliorare i propri processi. Laddove dovessero rivelarsi effettive violazioni del Codice di Condotta l'azienda decide quali sanzioni disciplinari adottare, nei casi più gravi la risoluzione del contratto di lavoro”.