COVID-19, Imperial Tobacco Italia: “smart working al 100% a tutti i livelli”

“In questa specifica occasione siamo stati i primi a dover prendere provvedimenti, decisioni e iniziative così rilevanti. Siamo felici di come i colleghi esteri ci hanno mostrato vicinanza e supporto” ... così Imperial Tobacco Italia sta affrontando l’emergenza Coronavirus.

Imperial Tobacco Italia, filiale italiana di Imperial Brands, distribuisce la sigaretta elettronica myblu®, nonché i marchi John Player Special, Davidoff, West, Gauloises, Rizla+, Golden Virginia e Drum. Ma com’è ha reagito la filiale, parte di un Gruppo presente in 160 paesi nel mondo, all’emergenza Coronavirus? Com’è stata gestita l’emergenza in Italia dove per prima si sono dovute prendere decisioni importanti?  Ne abbiamo parlato con Armando Frassinetti, Market Manager, e Margherita Ciaschini, HR Manager Italia .

Emergenza Coronavirus: come si è organizzata l’azienda per garantire operatività e continuità del servizio offerto?

Margherita Ciaschini: La collaborazione e il supporto reciproco del top management e di tutti i team sono stati fondamentali dal primo giorno. Il dipartimento da me guidato, HR, insieme al Market Manager, al Senior Leadership Team e ad alcuni dipartimenti in particolare hanno attivato interventi immediati e flussi di comunicazione verso tutti i dipendenti, costanti e multicanale. Nel giro di una settimana siamo riusciti a mettere nella possibilità di lavorare da remoto l’intero call center e tutta la forza vendita sul territorio nazionale con tutte le dotazioni necessarie e abbiamo istituito nuove regole agendo con totale trasparenza e immediatezza nei confronti di tutto il personale e mantenendo al centro di ogni decisione e azione l’incolumità dei singoli e delle loro famiglie.

La nostra è la filiale italiana di un Gruppo, Imperial Brands, presente in 160 paesi nel mondo e l’organizzazione e gestione di questa emergenza da parte nostra include un continuo e costante contatto con i nostri colleghi all’estero. In questa specifica occasione siamo stati i primi a dover prendere provvedimenti, decisioni e iniziative così rilevanti. Siamo felici di come i colleghi esteri ci hanno mostrato vicinanza e supporto e speriamo di poter a nostra volta supportare le altre filiali del gruppo con la nostra esperienza se il coronavirus nelle prossime settimane arriverà in maniera così dirompente anche altrove.

 Quali misure cautelari sono state adottate per scongiurare il rischio di diffusione interna?

Margherita Ciaschini: Sin dal giorno in cui è stato riscontrato il primo caso italiano abbiamo attivato alcune misure igienico sanitarie e di riduzione del numero di partecipanti alle riunioni nella sede di Roma. Abbiamo immediatamente chiesto ai nostri dipendenti sui territori delle zone rosse e delle aree ad esse limitrofe di restare a casa, di lavorare dalle proprie abitazioni, di non spostarsi e, in caso avessero timore di essere entrati in contatto con soggetti contagiati, di mettersi in autoisolamento. Con il susseguirsi degli eventi, abbiamo aumentato le attività per aumentare il livello di sicurezza dei nostri dipendenti e della comunità, in alcuni momenti anche anticipando alcune misure rispetto alle comunicazioni governative e cancellato ogni tipo di trasferta. Per quanto riguarda lo smart working siamo partiti con l’attivazione per 50% della popolazione aziendale, dal 5 di marzo, per aumentare gli spazi di lavoro, ridurre il contatto tra i colleghi e supportare le vite private dei nostri dipendenti. E lunedì 9 marzo, infine, abbiamo deliberato il 100% di smart working a tutti i livelli, sia per i colleghi della sede centrale di Roma, sia per tutti i colleghi sul territorio.

Come si articola il programma di smart working?

Margherita Ciaschini: Per il personale d’ufficio lo smart working è una pratica consolidata, da alcuni anni favoriamo lo smart working su base volontaria e abbiamo una partecipazione dell’80% della popolazione in ufficio. Chiaramente passare da un giorno a settimana ad un numero continuativo di giorni non ancora definito rappresenta un cambiamento importante e una sfida per tutti, soprattutto per i lavoratori del call center e per la forza vendita sul territorio che, per la natura del loro lavoro, non avevano mai fatto smart working prima di oggi. Un grande cambiamento, ma per le giuste motivazioni. Un cambiamento dal quale, siamo sicuri, impareremo tanto e da cui trarremo importanti feedback positivi per l’organizzazione del nostro lavoro in futuro, quando questa emergenza sarà terminata.

Avete notato una maggiore operatività dei dipendenti attraverso lo smart working?

Armando Frassinetti: Lo vedremo man mano che passeranno i giorni, ma posso già affermare che sto notando tra tutti i colleghi un impegno e una determinazione veramente impressionanti. Per chi lavora sul campo, poi, è una novità assoluta: adesso chiamano clienti che fino a ieri visitavano e stanno cercando di modificare il loro modo di lavorare. Siamo soddisfatti dei primi risultati e devo dire che tutti ci stanno mettendo un grande impegno, in continuo contatto anche per mantenere in questa nuova condizione quell’affiatamento che da sempre ci caratterizza.

Con una conference call a cui hanno partecipato contemporaneamente oltre 200 persone è partito il nostro smartworking: per fare la nostra parte in questa battaglia contro il Covid19 ho scelto di parlare con tutti i dipendenti in questo modo affinché tutti insieme capissimo e dessimo il giusto perso a questo evento. Inoltre, stiamo lanciando attività di comunicazione interna e di engagement per continuare ad essere uniti nel nostro lavoro, sorridendo anche un po’, in un momento così difficile. Ci stiamo dando nuove regole per facilitare il lavoro di tutti, cercando ad esempio di non abusare di e-mail o telefonate che potrebbero essere evitate; stiamo capendo che non possiamo gestire tutto e con le stesse modalità di prima. Per noi italiani, un popolo a cui piace la vicinanza e che non di rado svolge parte delle attività lavorative anche di fronte a un caffè o lungo i corridoi degli uffici, può essere un po’ più difficile, ma adesso accetteremo che, per un po’, gli unici strumenti che avremo a disposizione sono il PC e il telefono.

Ad oggi, avete riscontrato un impatto economico del virus sul business dell’azienda?

Armando Frassinetti: E’ presto per dirlo, ma ci immaginiamo che ci sarà un impatto sul nostro business. Sta naturalmente a noi tutti fare la nostra parte per cercare di limitarlo, garantendo continuità e un servizio efficiente a tutti i nostri clienti.

Quali sono le Sue previsioni per il futuro del sistema Paese e quali le misure, a suo avviso, che dovrebbero mettere in campo le istituzioni e le aziende?

Armando Frassinetti: Questo evento è e sarà per le istituzione e per la maggior parte delle aziende un banco di prova. Tutti stiamo imparando, sulla nostra pelle purtroppo, che non si deve dare niente per scontato: basta una singola circostanza straordinaria, che parte come in questo caso dall’altra parte del mondo, a cambiare le regole del gioco. Impareremo, credo, ad avere tutti una visione più strategica e più di lungo periodo per poter far fronte ad eventi eccezionali come il COVID19. La mia impressione è che non esistessero prima di oggi piani di contingency atti a gestire eventi come questi; siamo sempre stati tutti focalizzati sul business “as usual” e su una vita “normale”. E’ necessario organizzarsi, prepararsi in anticipo e cominciare ad investire davvero anche su queste tematiche.

Quali sono le strategie che l’azienda intende adottare per affrontare le conseguenze del virus sulle attività a lungo termine?

Armando Frassinetti: Ad oggi molte delle nostre energie sono concentrate nella gestione dell’emergenza a tutti i livelli, nella messa a punto, e in atto, di tutte le procedure e i comportamenti volti a limitare la diffusione del virus e, al contempo, a dare continuità al business. Se penso alla mia azienda, mi sento responsabile nel contribuire a diffondere i messaggi arrivati dalle istituzioni e nel dare l’esempio per mettere in pratica tutte quelle azioni che possono e devono ridurre i rischi. La ricetta è semplice, dobbiamo rimanere a casa, ma a volte non viene data la giusta importanza a chiari concetti come questo.

Come da ogni evento nefasto, bisognerà saper trarre gli insegnamenti che questo inevitabilmente porterà con sé. Essere in prima linea in questa difficile situazione permetterà certamente a noi e a tante aziende che operano nel territorio italiano di adottare approcci e strategie nuovi e innovativi per riprendere il lavoro dove lo si era lasciato, ma meglio.