Giappone, il Covid accelera la transizione verso l'ufficio 2.0. Ecco come

Le restrizioni dovute al Covid-19 e il conseguente lockdown di primavera hanno fatto capire all’Italia quanto fosse facile fare ciò che si stava procrastinando ormai da anni: snellire una certa burocrazia fatta di fogli, firme in presenza e scartoffie inutili. Ma se da noi la digitalizzazione sembra ancora un’eccezione dovuta all’emergenza sanitaria, il Giappone si sta muovendo a livello legislativo per far sì che queste migliorie diventino definitive.

Il ministro delle Riforme amministrative, Taro Kono, in linea con la nuova amministrazione Suga, ha fatto sua questa battaglia e, studiando i risultati di alcuni sondaggi in merito, ha preso l’impegno di riformare l’intero sistema amministrativo, che in Giappone è reso ancora più complesso dalla presenza degli hanko.

Gli hanko, come gli inkan (le differenze riguardano il tipo di documenti per cui si utilizzano), sono sigilli personali introdotti in Giappone nell’ottavo secolo, costituiscono delle firme legali e servono per certificare operazioni bancarie (come i ginko-in), contratti (come i jitsu-in), e in generale qualsiasi pratica ufficiale.

Un'indagine svolta presso ministeri e agenzie ha rilevato che circa 820 tipi di procedure amministrative, elaborate più di 10.000 volte l'anno, richiedono l’uso degli hanko, che, secondo Kono, possono essere eliminati nel 96% dei casi.

A chi obietta che l’uso di questi sigilli è previsto dalla legge, il ministro ha risposto che la legge può anche essere cambiata, salvo restando alcuni casi particolari, come per esempio quello dell’imperatore, che utilizza, come voluto dalla costituzione, un timbro speciale chiamato gyoji sulle lettere indirizzate ad ambasciatori e ministri, nonché sull'emissione di leggi, ordinanze e trattati.

Il problema sembra solo formale ma in realtà, essendo una validazione strettamente personale e applicabile solo in presenza, ha creato forti disagi durante il periodo di restrizioni dovute al coronavirus, costringendo molti impiegati amministrativi a uscire di casa nel mezzo della pandemia e recarsi in ufficio solo per apporre il proprio sigillo sui documenti. Eliminare questa incombenza renderebbe quindi molto più facile e diffusa la pratica dello smartworking.

Ecco perché la riforma non riguarderebbe solo questa pratica, ma anche altre che ostacolano la digitalizzazione, come per esempio l’uso dei fax, più moderni degli hanko ma già obsoleti, almeno se usati per avere su carta documenti fruibili senza problemi in digitale. C’è poi una questione di vero e proprio svecchiamento del sistema amministrativo nel suo complesso, che passa anche da questi cambiamenti concreti ma richiede soprattutto un ripensamento del modo di lavorare, della gestione del personale e degli incarichi.

I ministeri e le agenzie governative stanno infatti perdendo il loro appeal come luoghi di lavoro desiderabili tra i giovani, e per il quarto anno consecutivo il numero di candidati al concorso nazionale 2020 per il servizio civile è in calo, nello specifico del 3%. La causa è da rintracciarsi nel basso grado di soddisfazione che questi impieghi garantiscono alle nuove generazioni.

Secondo i dati riportati dal ministro Kono, tra i giovani impiegati amministrativi, 1 su 7 vorrebbe lasciare il proprio posto di lavoro entro pochi anni. Il sondaggio, svolto su circa 45mila funzionari tra lo scorso novembre e lo scorso dicembre, metteva in chiaro che il 49,4% degli intenzionati a lasciare il proprio posto di lavoro aveva come motivazione la volontà di trovare impieghi più stimolanti in fatto di crescita personale. Il 39,7% ha menzionato la bassa retribuzione, mentre per il 34% è difficile conciliare quel tipo di lavoro con la propria vita famigliare. Stesse motivazione e percentuali simili valgono per donne  e uomini.

Ecco perché Taro Kono si è impegnato a fare il possibile e al più presto per svecchiare e rilanciare il settore. E le sue parole non sono cadute nel vuoto, anzi, c’è già chi ha fatto suoi gli stessi impegni, come il colosso giapponese della tecnologia, Hitachi Ltd, che ha affermato di essere già pronto per partire da aprile 2021 con una nuova modalità lavorativa più favorevole al telelavoro e alla digitalizzazione.

Le iniziative includeranno innovazioni nel processo di gestione dell'ufficio, come l'eliminazione degli hanko a favore della firma digitale, la riduzione dell'uso di carta di circa 500 milioni di pagine all'anno, la ridisposizione degli spazi di lavoro personali, oltre a rendere quanto più possibile ogni incarico svolgibile da casa o comunque non per forza dalla sede aziendale. Il punto più innovativo, però, sembra quello di voler ripensare gli incarichi dei lavoratori per adattarli maggiormente alle loro attitudini, personalizzando gli obiettivi per aumentare la produttività diminuendo lo sforzo individuale.