Smart working, per il 90% delle imprese il futuro è agile: prevale il modello ibrido 

Variazioni, società di consulenza e innovazione organizzativa per l’adozione di politiche di smart working, presenta i risultati della prima indagine a livello nazionale sulle Policy di Smart Working in Italia. Un panorama variegato e a diverse velocità quello illustrato dalla ricerca di Variazioni, all’interno del quale spicca un 10% di organizzazioni all’avanguardia che hanno adottato un modello completamente smart, 5 giorni su 5, come il caso di PagoPA -  società pubblica interamente partecipata dal Ministero dell’Economia e delle Finanze, la cui mission è la costruzione e gestione di grandi infrastrutture immateriali per la digitalizzazione dei servizi pubblici -  presentato dal grazie al contributo di Patrizio Caligiuri, Direttore affari istituzionali e comunicazione di PagoPA: “Lo smart working è parte del nostro DNA e rappresenta un elemento fondante di una cultura aziendale che poggia sui valori di accountability, inclusività e performance: la massima flessibilità riconosciuta ci consente di essere attrattivi in un mercato del lavoro tech dove le figure professionali considerano il lavoro in remoto un fattore cruciale nella scelta dell’azienda”.

Il campione analizzato è costituito da 300 imprese di tutti i settori, inclusi per esempio il settore metallurgico e dell’industria meccanica (15%) della consulenza (10%) dell’ITC (9%) assicurativo, la PA è rappresentata per il 3,8%. Le imprese del campione sono localizzate per oltre l’80% nel nord Italia, per il 12% in Italia centrale e il restante nel sud e le isole. Prevalenti le imprese con oltre 250 dipendenti che rappresentano il 46% del campione contro il 33% di quelle che hanno dichiarato un numero di dipendenti compreso tra 51 a 250 dipendenti e il 22% sotto i 50 dipendenti.
 
Oltre la metà delle imprese ha già scelto come organizzarsi per il futuro: il 55,5% del campione ha già introdotto il lavoro agile e adottato una policy che definisce le linee guida generali dello smart working in azienda. 4 su 10 imprese temporeggiano ancora e dichiarano l’intenzione di adottare lo smart working a livello strutturale, ma non lo hanno ancora fatto e potrebbero non fare in tempo entro il 31 agosto. Solo il 6,2% del campione afferma di non voler proseguire con il lavoro agile. Tra chi ha già disciplinato e regolamentato il lavoro agile, oltre la metà non lo aveva mai sperimentato prima della pandemia. Tra le imprese che si sono già attrezzate, il 51% delle organizzazioni ha introdotto la policy prima dell'emergenza sanitaria del marzo 2020 e il 49% durante l'emergenza ovvero da marzo 2020 ad oggi

Le Policy per il 24% sono progettate solo delle funzioni HR e per il 61% la progettazione è prevalentemente guidata dalle risorse umane coinvolgendo anche i manager di staff, solo 15% ha adottato un approccio di tipo Bottom Up co-progettando la Policy con l’intera popolazione aziendale, indice che il lavoro agile viene ancora troppo spesso imposto dall’alto senza una reale analisi del bisogno. L’integrazione dello smart working nella cultura del lavoro e delle organizzazioni è un percorso che è appena cominciato.

Tra chi ha disciplinato il lavoro agile, le imprese più caute, circa il 36% del campione ha scelto di limitare lo smart working a 1-2 giorni settimanali. Mentre la media ponderata dei giorni di lavoro agile delle imprese in Italia è di 2,3 giorni alla settimana. 
Nella stragrande maggioranza dei casi il lavoro agile non è antitetico alla presenza in ufficio: l’87% delle policy prevede che comunque il lavoratore possa recarsi in ufficio anche nelle giornate stabilite per lo smart working. Si supera così l’errata identificazione dello smart working con il home working tipico del periodo emergenziale: il lavoro agile non è più antitetico al lavoro in ufficio ma concepito come una possibilità. Solo in alcuni casi, il 27%, questa scelta deve essere prima condivisa con l’organizzazione e bisogna chiedere il permesso per venire in ufficio anche nelle giornate smart.
 
Nonostante ciò, dalla ricerca dell’Ufficio Studi di Variazioni, emerge che siamo ancora in un contesto evolutivo che evidenzia sacche di resistenza: Il 65% delle imprese ha imposto limitazioni sui luoghi dove scegliere di lavorare. Anche se generalmente si tratta di indicazioni inerenti agli aspetti strutturali degli spazi eventualmente scelti, che possono presentare rischi rispetto alla sicurezza dei dati e delle persone. Alcune organizzazioni (il 18%) hanno però previsto limitazioni anche in termini di distanza chilometrica dalla sede di lavoro (per esempio il divieto di lavorare dall’estero) Solo il 19% delle aziende non pone nessuna limitazione di luogo. Rispetto agli orari di lavoro e la reperibilità, per il 38% delle organizzazioni il lavoro agile replica gli orari della giornata di lavoro, per il 23% invece non è previsto un orario fissato con l’obbligo di reperibilità, altre invece optano per soluzioni intermedie stabilendo delle fasce orarie di reperibilità quotidiana sotto le 8 ore. 
In 9 casi su 10 il lavoro strutturale in smart working non prevede gli straordinari. Nell’84% dei casi è però prevista fornitura di strumenti e tecnologie o indennità per l’acquisto di dispositivi tecnologici o per la creazione di postazioni di lavoro domestiche (3% riconosce rimborso spese delle utenze) o buoni pasto (45%) per venire incontro agli extra costi sostenuti per lavorare da casa.
 
Tra chi ha già disciplinato e regolamentato il lavoro agile, oltre la metà non lo aveva mai sperimentato prima della pandemia. Il primo tra i motivi dell’introduzione dello smart working (per il 40,5% delle aziende) è quello di rispondere ai bisogni della popolazione aziendale attuali e future e migliorare il work-life balance nell’ottica di trattenere e attrarre talenti. La necessità di innovare modelli organizzativi è alla base della decisione per il 34% delle imprese, consapevoli che ciò comporta anche una ridefinizione degli stili di leadership oltre ad un cambiamento profondo dei modi di lavorare. Il lavoro agile orienta l’organizzazione al futuro e alla transizione digitale. 6 organizzazioni su 10 infatti hanno scelto di accompagnare l’adozione dello smart working con formazione specifica.

Le policy sono per la maggior parte degli intervistati uno strumento vivo di cambiamento, che va monitorato. L’83% degli intervistati auspica che la contrattazione collettiva limiti al minimo il suo intervento lasciando alle singole organizzazioni autonomia decisionale e flessibilità.  La policy diventerà per molte imprese uno strumento culturale utile a guidare in maniera complessiva il nuovo modo di lavorare. Per continuare ad applicare il Lavoro Agile, dal 1° settembre i datori di lavoro, dovranno sottoscrivere per ogni smart worker un Accordo Individuale e inviare la Comunicazione Obbligatoria al Ministero del Lavoro utilizzando il “tool” messo a disposizione dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. In caso di assenza della Comunicazione Obbligatoria (da effettuare entro un giorno prima dell’avvio) si rischia una sanzione amministrativa. Da €100 a €500 di Sanzione Amministrativa per ogni dipendente.
 
Tra le organizzazioni che hanno già disciplinato lo smart working a regime esistono però grandi differenze. Spicca un gruppo di visionarie, che rappresentano il 10% di questo segmento: sono quelle che hanno scelto il lavoro agile nella formula “full smart” senza limitazioni nel numero di giornate o dei luoghi dove lavorare. Sono le imprese pioniere di una nuova visione del lavoro, basato sulla responsabilizzazione delle persone e la fiducia, dove alla massima autonomia e flessibilità del lavoro corrispondono codificati strumenti di definizione degli obiettivi e misurazione dei risultati. Per queste aziende la reperibilità e la disconnessione è demandata al gruppo di lavoro. Non vi sono limitazioni nella scelta del luogo dove lavorare né processi autorizzativi per farne richiesta. L’organizzazione del lavoro agile risponde a poche semplici regole e affidata ad una forte cultura organizzativa.